Whereez vous raconte l’organisation de cet événement colossal !
Découvrez comment nous avons organisé une journée d’immersion au Moyen-âge au sein du Musée de Cluny. L’un de nos plus gros « Team Building » organisé !
Aujourd’hui, 80 % des entreprises organisent elles-mêmes leurs événements. Alors, pour convaincre un client, il faut savoir prendre des risques.
« Et si vous changiez vos habitudes »… le slogan Whereez n’a pas été choisi à l’aveugle !
250 employés à transformer en troubadours durant 10h d’affilée, au sein d’un Musée national classé Monument Historique… Le décor est planté ? Le pari est lancé. Le genre d’événements qui nous rappellent à quel point vivre des expériences est primordial ! Ingénieux, rigoureux et organisés, voici comment nous nous sommes mobilisés durant de longs mois, entre procédures administratives et défis organisationnels, pour aboutir à une journée parfaite. Dans la peau de l’organisateur !
Décembre - Les prémisses : remise de 4 propositions
Convaincre une compagnie de réassurance à la recherche d’une « Journée du personnel » unique fut harassant.
4 thèmes sur lesquels travailler. Le thème « Cinéma » en priorité.
Il fallait réfléchir au lieu idéal. Puis développer une proposition originale d’activités et d’animations.
Bizarrement, trouver un lieu pour le thème « Médiéval » fut le plus difficile. Nous nous imaginions des châteaux, des domaines… mais tous trop éloignés de Paris. Les difficultés s’accumulaient. Pas de disponibilités, pas de capacité d’accueil aussi importante.
Un espace bien choisi, collant au mieux à la thématique, aurait un impact énorme. Le lieu, c’est là où les participants vont évoluer. C’est l’image qui restera quand leurs souvenirs les rappelleront à l’événement.
Grace à nos balades parisiennes, un lieu nous sauta soudain aux yeux : le Musée de Cluny : le Musée National du Moyen-Âge.
Une bâtisse de pierres imposante, sur le boulevard reliant Luxembourg à Saint-Michel. A force de mener un train d’enfer, on ne prête même plus attention aux monuments qui nous entourent… Ce lieu avait tous les critères. Il s’agissait du symbole même de la thématique souhaitée. Au moment de le sélectionner, nous pensions que nous allions être choisis grâce à ce lieu emblématique.
Coup de poker, retour gagnant ! Le lieu était orphelin de ses œuvres en raison de travaux.
Bien que n’ayant jamais accueilli de telles prestations sur une journée entière, la fermeture temporaire leur permettait d’accepter notre demande. En mesure de faire une proposition commerciale incroyable, nous allions marquer les esprits.
Les vrais « challenges » allaient pouvoir commencer !
Janvier - Le début de l’organisation : Whereez est retenu.
Un appel, quelques mots, et une joie intérieure immense : Whereez est retenu pour organiser l’événement !
Plusieurs thématiques de journées étaient en concurrence entre 6 agences. Le thème « Médiéval » n’était pas le prioritaire. C’est clairement le lieu qui a fait la différence : LE Musée National de la « thématique » en question… et en plein cœur de Paris ! Rien que ça !
La journée aura lieu le vendredi 29 juin. La date est fixée et l'honneur de se voir confier l'organisation de cet événement est à la hauteur du nombre de participants : 250 personnes.
Le froid hivernal nous laisse penser que le temps ne presse pas et que le jour J est encore loin... très loin ! Mais très vite, la réalité nous rattrape. On n’organise pas une telle journée comme une initiation au Graffiti…
Février – Mars : L’assurance
Le lieu trouvé, un nouveau défi s’offre à nous !
Inimaginable de réaliser notre événement dans un lieu classé « monument historique » sans une assurance adaptée. 1er veto de notre assurance. Prospection et démarchage d’une nouvelle. Nos interlocuteurs ne se sentent pas à l’aise : « Assurer un évènement dans un monument historique ? Certainement pas Monsieur… ».
De notre côté, la charge de travail prend de l’ampleur : préparer des dossiers pour chaque assurance. Chronophage ! Les semaines passent… Aucun assureur à l’horizon ! L’événement approche. Le temps ne joue pas en notre faveur. Alors que tout semblait perdu, l’identité même de Whereez permet à ce qu’une solution voit le jour.
Un assureur engagé, a finalement été séduit par le côté « Responsable & Local » de notre projet. Favoriser le développement du tissu économique local avec des structures à taille humaine était un projet qui avait du sens pour eux. Les conseillers ont décidé de nous accompagner tout au long de l’aventure. On est toujours là et maintenant très bien accompagnés.
Mars - Le contenu de la journée : Activités & Animations
Mais comment occuper 250 personnes sur 10h ?
Pour concevoir une journée sur ce thème atypique, nous avons mobilisé notre réseau de partenaires. Remue-méninges. Recherche de nouveaux partenaires (prestataires d’activités autour du Moyen-âge). Sept ateliers en rapport à la thématique sont retenus : Initiation à la fauconnerie - Initiation à l’escrime ancienne - Taille de pierres - Initiation à la calligraphie et création de blasons - Initiation à la cuisine et l’hygiène médiévale - Jeux médiévaux en bois - Initiation à la danse médiévale pour clore la journée.
Et pour marquer le tout : s’habiller en costume d’époque !
250 costumes à faire venir. Avec les accessoires. Une nouvelle mission d’envergure. Mais l’ambiance Moyenâgeuse sera pleinement reconstituée ! Toutefois, il nous fallait quelque chose de plus : réussir à mélanger les 250 personnes qui ne se côtoient pas forcément au quotidien pour qu’ils échangent, partagent, et apprennent à se connaître. Pour cela, nous avons créé des équipes mélangeant les différents services.
Cette répartition en équipes permettra de structurer la journée. Pour réussir à organiser un accueil petit-déjeuner, une pause déjeuner et un cocktail de fin d’après-midi avec des temps liés aux activités à chaque fois entre ces moments de pause, il nous fallait une organisation millimétrée.
D’autant plus que le musée portait une attention particulière à la sécurité. Et l’espace (aussi exceptionnel qu’il puisse être) était tout de même limité pour un tel nombre de participants. En relation étroite avec nos partenaires, nous avons pu imaginer (et dans certains cas « imposer ») les activités, les timings et les espaces dédiés.
L’histoire commençait à être belle. La pression sur un événement comme celui-ci développait une véritable solidarité entre tous les intervenants. Ce travail collectif créait une atmosphère qui nous impliquait tous à une échelle individuelle. Les partenaires ont fini par se sentir aussi investis que nous par ce challenge et à s’entraider entre eux ! Le maximum devait être fait de leur part pour adapter le format de leurs activités aux multiples contraintes. Sans nous en rendre compte, nous offrions à nos partenaires, en même temps qu’à nous-même, notre propre Team Building.
Avril - La logistique
Les activités que nous voulions proposer avaient chacune leurs propres formats, leur propre durée. Nous avons défini un format standard de 45 minutes. Une séance d'escrime ancienne qui dure normalement 2h fut adaptée à un format plus court. De même pour les autres activités.
Travailler sur les activités proposées a demandé beaucoup de temps et de réflexion. Mais les mettre en musique, encore plus ! Nous avons donc imaginé des stands d’activités sur lesquels les différentes équipes allaient tourner durant la journée, de façon à ce qu’elles participent à chaque atelier. Tout en respectant les contraintes horaires du Musée. En effet, nous étions invités dans un endroit exceptionnel, mais il fallait nous plier à ses contraintes. Le Musée devait fermer à 20h. Et il n’ouvrait qu’à 8h le matin. Nous avions donc 2h pour tout installer avant l’arrivée des participants. Et il fallait avoir tout rangé avant la fermeture du Musée.
Mission impossible avec 7 partenaires différents, auxquels s’ajoutaient les traiteurs et prestataires logistiques. Pour surmonter ces timings, nous avons réussi à négocier une pré-installation la veille du jour J. En organisant des plages de stationnement pour chacun des prestataires. (Aucun stationnement à proximité, nous devions utiliser la cour principale du Musée).
Enfin, nous avons nommé des « gardiens du temps ». Leur but : rappeler aux intervenants, sur toute la journée, le timing de fin de chaque session de groupe. Grâce à cette précision « militaire », chaque équipe pourrait profiter de chaque stand. Et l’initiation à la danse médiévale, durant le cocktail de fin de journée, nous permettrait de commencer le rangement de tous les ateliers… pour ne laisser aucune trace de notre présence à 20h précise.
Juin - L’événement en lui-même
Vous êtes bien curieux... vous avez déjà quelques photos... n'est-ce pas suffisant ? Voici un petit aperçu Youtube de tout ce qu’il s’est passé durant cette journée folle :
Rien de plus simple : vivez le même événement... on se parle en privé ?
2019 - A votre retour ?
Pour conclure, nous pouvons dire que la journée Moyen-Âge au Musée de Cluny fut un véritable succès. « La meilleure Journée du Personnel depuis 25 ans », selon le Directeur Général. Quel plaisir d’entendre cela quand des centaines de mails, des dizaines de tableaux Excel, des dizaines d’heures de rendez-vous entre nous pour tout mettre en place, et de nombreux mois de préparation furent nécessaires.
Les comptables, gestionnaires, directeurs, commerciaux, chargés de communication se sont transformés, l’espace d’une journée. Ils ont défait leurs costumes pour enfiler une âme. Une âme de troubadour. Ils ont quitté leurs open space, leurs dossiers, pour épouser les sous-sols d’une salle du XIIIᵉ siècle. Pour enfiler une toque d’époque. Ils ont souri. Ils se sont esclaffés. Ils ont écarquillé les yeux. Ils ont remonté le temps. Ils se sont construit des souvenirs.
P.S : L’anecdote de l’événement
19H39. L’équipe Whereez se tient devant l’entrée du Musée. La fierté au bord des lèvres. Les « tchecks » de rigueur. Autosatisfaction incroyable. Événement réussi de A à Z. Aucun loupé. Les intervenants ont rechargé leur matériel et sont partis.
Un seul camion reste à venir : celui qui doit débarrasser la cour du Musée de toutes les tables et les chaises du banquet. Pliées et rassemblées dans l’entrée, le Musée n’attend plus que leur chargement pour fermer. Mais le camion ne vient pas…. Prévu pour 19H30, les minutes passent et la pression augmente. Que faire de tout ce matériel ? Le laisser sur le trottoir ? Des ennuis assurés avec la préfecture.
19H55, le musée va fermer. Aucun camion. Aucune réponse à nos appels.
20H10, le musée a fermé. Matériel déplacé sur le trottoir. Camion invisible. Nos sourires ont fui. …
20H30… Un camion fait son apparition. Bloqué dans des embouteillages sans fin, et non prévenus de l’horaire exact, deux jeunes se mêlent en excuses et chargent le matériel… dans une ambiance tendue.
Cette fois, c’est fini ! Nous allons enfin dormir tranquille !
