« L’Evénement d’Entreprise »
Ça y est, le terme est posé... solennel, intense, intimidant...
Excitant pour les participants, mais tellement angoissant pour les organisateurs.
Une chose est certaine, il s’agit d’une sacrée organisation ! Comme si la pile de dossiers sur le bureau de notre assistante de direction préférée, ne suffisait pas à rendre ses journées sans fin…
Et maintenant, il faudrait qu’elle recherche des lieux pour une réunion, des activités, un restaurant, un hôtel… Envoyer des demandes de devis, en faire le tri… Organiser le planning de la journée, les déplacements…Burn out assuré.
Alors, d’accord les collègues méritent d’être remerciés pour leur année autour d’une belle journée. D’accord, les budgets sont serrés et il faut bien évidemment prendre ce critère en compte. Mais gérer tout ça, c’est un métier à part entière ! Découvrez, ici, le précieux sésame qui va sauver la vie de votre collègue adorée !
Ici, nous ne parlerons pas de lieux, d’animations, ou des nombreuses activités originales à proposer à vos collaborateurs (voir notre TOP 10 des activités insolites ici). Ici, nous aborderons les aspects consciencieux, rigoureux, indispensables pour que votre événement se déroule sans faille. Par ce Guide « pense-bête », nous tenterons de vous apporter la sérénité nécessaire à la prise en main d’une organisation. En vous proposant nos propres retours d’expériences.
Voici donc une checklist non exhaustive, de 10 points sur lesquels vous devrez porter une attention particulière lors de l’organisation de votre futur événement d’entreprise :
1. La liste des participants et des responsables de chaque action
C’est simple, mais tellement utile ! Listez dans un tableau Excel le nom de tous les participants et répertoriez à quel moment du séminaire ils comptent être présents.
En mettant un 1 dans chaque case, vous saurez définir plus précisément le nombre de participants et obtenir des devis plus précis qui vous permettront donc de mieux tenir votre budget. Il se peut que certains participent à une activité mais pas au repas qui suit... ou que des exempts d’une réunion participent malgré tout à l’activité suivante... Un beau bazar, et un sacré casse-tête à recompter dans sa tête chaque collègue. Laissez la calculette au chaud ! Si vous voulez gagner du temps, nous vous conseillons d’utiliser des outils de type Doodle qui vous éviteront d’avoir à gérer des centaines d’emails de réponses dans tous les sens. Un responsable par action : toujours nommer un responsable pour chaque action à venir pendant l’événement et faites en sorte que cette information soit partagée entre tous les partenaires impliqués dans l’organisation de l’événement.
2. Le déroulé chrono de l’événement
Minute par minute ou heure par heure, mettez, noir sur blanc, la durée de chaque activité, chaque atelier, chaque pausecafé. Le diable est dans le détail, dit-on. Alors allez le chercher ! En prenant en compte le temps de turnover entre chaque activité. Prévoyez chaque déplacement, chaque briefing, chaque déplacement d’un endroit à un autre. N’oubliez pas de prendre en compte aussi l’inertie qui est propre aux groupes. Voyez large. Avec quelques minutes en plus pour chaque moment, plutôt que de voir vos collègues goûter à l’heure du dîner.
Il faut toujours prévoir une marge car les imprévus font partie du quotidien pour toutes les personnes qui travaillent dans l’événementiel. A vos chronos !
3. La Fiche Contacts
Si votre métro est arrêté en pleine voie, votre directeur saura quand même à qui s’adresser lors de son arrivée sur les lieux. Indis-pen-sable, listez le nom des points de contact de toutes les activités, de l’hôtel, l’espace de réunion, du restaurant qui vous accueillent. Une fiche regroupant le nom, prénom, rôle et numéro de téléphone de toutes les personnes impliquées dans l’organisation de l’événement sera grandement utile à l’ensemble des participants.
4. Le P.P
Un anglicisme ? Non juste l’abréviation du tant redouté «Plan Pluie» ! Celui qui va vous empêcher de gâcher la journée de votre entreprise. Celui qui va empêcher le directeur de se souvenir éternellement de votre gestion de cet événement.
Prévoyez toujours un plan de secours en cas de mauvais temps ! Une activité subsidiaire, une tente pour abriter votre activité, un local pour héberger l’ensemble des participants...
Oubliez les parapluies !
5. Les restrictions alimentaires
« Renseignez-vous sur d’éventuelles restrictions alimentaires des participants...»
Jean-Mi est végétarien. Ça tombe bien, vous aviez prévu Côte de Bœuf pour tous... Sacrée soirée qui s’annonce pour votre collègue. Un détail alimentaire peut tout changer... prenez les devants.
Renseignez-vous sur les restrictions alimentaires de tous les participants de façon à ce qu’aucune personne ne se retrouve embarrassée par un plat qu’il ne pourrait manger.
Faites un tableau détaillé au traiteur avec toutes ces informations. Le traiteur ou le restaurant aura toujours un menu de rechange à vous proposer.
A table !
6. La disposition de la salle de réunion
Plusieurs tables rectangulaires, des chaises tout autour, et une présentation sur un rétroprojecteur en bout de salle...
Une bonne partie de l’assemblée se retrouvera donc... dos à l’écran et à l’animateur.
En îlots, en théâtre, en «U», ou en « salle de classe », prévoyez la disposition de l’assemblée. Et l’orientation du présentateur.
Fini les torticolis !
7. Le matériel nécessaire aux présentations/discours
Votre boss prend la parole en vous remerciant pour l’organisation et... aucun son! Vous n’aviez pas prévu, ni prévenu, du besoin d’un micro et d’enceintes pour le bon déroulé de votre réunion...
En amont, renseignez-vous auprès de l’espace de réunion, qu’un rétroprojecteur soit bien disponible et installé. Et n’oubliez pas de vérifier que la connectique soit la bonne en cas de branchement de PC (VGA/HDMI).
Laissez l’assistance technique au repos !
8. La Signalétique
« Évitez les mauvaises surprises »
Cela serait dommage que des retardataires rebroussent chemin à quelques pas de vous. Prévoyez un petit panneau (une feuille A4) avec le nom de votre événement et de votre société. A placer à l’entrée de l’espace qui vous accueille et aux différents endroits stratégiques, on ne pourra pas vous rater.
Welcome chez vous !
9. Inclus-Pas inclus
Une facture 3 fois supérieure au budget annoncé... et une lettre de licenciement dans la foulée ? Non non, évitez ce cauchemar !
Prémunissez-vous des perpétuels dépassements de budget. Pour cela prenez bien toutes les informations sur ce que comprend, et surtout, sur ce que ne comprend pas les formules que vous avez réservées. A l’hôtel, au restaurant, dans l’espace de réunion...
Listez et partagez clairement ce à quoi vos collaborateurs ont droit. Cela permettra d’éviter les mauvaises surprises. Open bar !
10. Comment venir ?
Vous n’alliez pas oublier l’essentiel ? Le lieu de l’événement, comment y arriver, et par quel moyen.
Pour le rêveur qui pensait que vos 2 jours de cohésion allaient avoir lieu dans son bureau…Fournissez à chaque invité, l’adresse du rendezvous, les trajets pour s’y rendre, et si un parking sur place permet d’accueillir leur véhicule. Plus de messagerie vocale saturée !
BONUS 11. Inception et reconnaissance des lieux
Le plus simple de tous les conseils. Tout simplement s’imaginer l’événement de A à Z. Le faire défiler dans sa tête.
Se figurer le déroulement réel pour chacune des étapes, chacun des lieux. De façon à anticiper au maximum tout ce qui peut arriver. Imaginez l’inimaginable.
Et bien sûr, pour que cette «Inception» se déroule au mieux, allez sur les lieux de l’événement.
Reconnaissez les lieux de façon à bien pouvoir appréhender chaque mouvement, chaque détail logistique.
Conclusion
Alors prêts ?
Vous n’avez plus qu’à retrousser vos manches, sortir de votre bureau, toquer à la porte de votre directeur, et lui dire que vous partez tous pour une semaine d’aventure.
Vous êtes préparée au pire... pour le meilleur !
Vous en voulez encore + ?
Gagnez du temps et confiez-nous votre événement ! (On est plutôt sympas, de bonne humeur, réactifs et plein d’idées folles) ! Nous saurons vous surprendre et vous organiser votre évènement, clés en main !
