Organiser un évènement d’entreprise à La Réunion ne se limite pas à regrouper des salariés ou des collaborateurs dans de beaux endroits. Le but d’un évènement professionnel est de créer du sens tout en respectant les valeurs de l’entreprise. Si vous vous demandez comment organiser un évènement d’entreprise, nous allons vous présenter tout ce que vous devez prendre en compte pour réussir l’organisation de votre évènement à La Réunion. Nous allons vous donner les clés du succès !
Pourquoi organiser un événement d'entreprise à la Réunion ?
Les évènements d’entreprise offrent une multitude d’avantages car ils sont basés essentiellement sur la promotion et la valorisation de votre société. Pour votre entreprise, l’organisation d’un évènement professionnel est l’occasion de :
- Établir un esprit corporate pour renforcer le sentiment d’appartenance ;
- Améliorer la cohésion d’équipe ;
- Remotiver les salariés ;
- Optimiser la productivité ;
- Lancer un tout nouveau produit (ou service) ;
- Développer sa notoriété ;
- Attirer de nouveaux clients ou collaborateurs ;
- Trouver de nouvelles opportunités de business ;
- Remercier ses équipes ;
- Célébrer les réussites de l’entreprise ;
- En profiter pour les surprendre en leur faisant découvrir de nouveaux lieux et de nouvelles activités.
Organiser un évènement d’entreprise sur l’île ne s’improvise pas. Si vous souhaitez bénéficier de tous les avantages qu’offre un évènement professionnel, il est important que tout soit réussi. Et pour cela, il faut compter sur une organisation très minutieuse.
Quelles sont les étapes pour organiser un événement d'entreprise ?
L’organisation d’un évènement professionnel demande beaucoup d’implication et de planification. Il faut agir avec anticipation, c’est pourquoi il est préférable de suivre différentes étapes pour ne rien oublier. En effet, si votre évènement est une réussite, cela favorisera le rayonnement de votre entreprise à La Réunion. En revanche, si c’est un échec, ce ne sera pas très bon pour votre image de marque. Et les salariés risquent de s’en souvenir… Afin de mettre toutes les chances de votre côté, nous vous invitons à suivre notre guide qui vous permettra d’organiser un événement d’entreprise des plus réussis.
Définir les objectifs
Bien avant le jour J, un organisateur d’évènement professionnel va déterminer les objectifs de l’évènement. Quel type d’évènement professionnel faut-il organiser ? Qui sera le public cible ? Vos clients, vos salariés ou encore vos associés ? Quel sera le but stratégique ? Combien de personnes souhaitez-vous inviter ? Où ? Quand ? Vous devez vous poser toutes ces questions, et évidemment trouver les réponses avant de vous lancer dans l’organisation de votre évènement professionnel à La Réunion. Ainsi, vous pourrez fixer des objectifs réalistes.
Déterminer le budget
Le budget est également un point essentiel dans l’organisation de votre évènement d’entreprise. Déterminer avec vos équipes un budget avant même de vous lancer dans la planification de votre évènement, vous évitera de faire appel à des services que vous ne serez finalement pas en mesure d’acheter. Déterminer un budget permettra à l’agence de vous proposer des lieux, des activités et des restataires en adéquation avec celui-ci. Chaque lieu est différent. Il y en a pour tous les budgets. Afin de réduire certains coûts, sachez qu’il est possible de sponsoriser des prestations contre de la publicité.
Opter pour la bonne date
Le choix de la date exercera une influence directe sur la réussite de votre évènement. En effet, la date doit convenir à tous vos invités. Il est donc recommandé d’éviter d’organiser un évènement lorsque vos équipes ont des périodes de travail plus intensives ou si d’autres évènements professionnels sont prévus. Évitez aussi les périodes de vacances, les lundis et tous les jours fériés. Quelle que soit la date choisie, anticipez au maximum l’organisation de votre événement. Par exemple, la plupart des lieux événementiels sont bloqués dès le mois d’avril pour la fin d’année. Prenez vos dispositions !
Choisir le bon lieu
Le lieu est une pierre essentielle à la réussite de votre évènement. Il doit incarner l’image de votre projet d’événement et aussi celle de votre entreprise. Autrement dit, il faut choisir le lieu avec beaucoup d’attention. Choisissez plutôt un endroit qui saura surprendre votre public cible mais restera adapté à lui. Vérifiez aussi que le lieu aura une capacité d’accueil suffisante, et pensez à réserver avec beaucoup d’anticipation.
Choisir le traiteur
De nombreux évènements festifs peuvent jalonner la vie d’une société. Mais pour satisfaire vos collaborateurs et clients, vous devez offrir une bonne ambiance et surtout de bons repas. Pour les boissons et la nourriture, la sélection d’un bon traiteur est incontournable dans l’organisation de votre évènement d’entreprise à La Réunion. Que vous organisiez un séminaire, une soirée d’entreprise, une réunion professionnelle ou un lancement de produit, vous devez sélectionner un traiteur local de qualité. C’est la meilleure façon de satisfaire les invités. Là, aussi, ce choix marque les esprits !
Choisir les activités
L’animation est essentielle pour un évènement professionnel réussi. Selon le type d’évènement que vous allez organiser à La Réunion, différentes activités sont possibles. Olympiades géantes type Koh-Lanta Péi, spectacles (humoristes, chanteurs…), animations culinaires, sorties en mer, escapes games géants, activités bien-être et détente ou encore activités éco-responsables, vous avez vraiment le choix. Il suffit de trouver les meilleurs prestataires locaux ! Et l’activité qui correspond à l’objectif de votre journée.
Communiquer sur l'événement
La communication est fondamentale pour vous assurer une participation maximale pendant votre évènement professionnel à La Réunion. Il est important d’utiliser tous les moyens disponibles pour faire connaître votre évènement :
- Réseaux sociaux ;
- Email ;
- Courrier ;
- Carte d’invitation pour un événement professionnel ;
- Flyer ;
- Publicité ;
- etc.
Si vous voulez profiter d’une communication optimale, votre stratégie marketing doit s’articuler autour de trois axes : le teasing pour susciter la curiosité, l’annonce de l’évènement et la communication de rappel pour maintenir le lien avec vos équipes.
Également, il faudra arrêter une date limite à partir de laquelle le nombre de personnes ne pourra plus évoluer. Cela est primordial pour la bonne organisation de votre événement et la bonne tenue de votre budget. De façon à prévenir tous les prestataires et s’assurer d’aucun manquement le jour J.
Choisir Whereez pour l’organisation de votre évènement d'entreprise à la Réunion
Chez Whereez, nous voulons vous sortir de la routine en vous offrant l’opportunité d’organiser des évènements professionnels uniques grâce à une sélection de prestataires passionnés, expérimentés et surtout engagés pour un impact social positif ! Notre force se trouve dans notre originalité et dans l’engagement de nos partenaires. Toujours vous surprendre !
Donnez un impact social positif à votre évènement professionnel avec Whereez !
Tous nos partenaires professionnels sont des entreprises engagées qui viennent du tissu économique local. En faisant appel à Whereez, vous permettez à ces jeunes entreprises de se développer pour embaucher localement.
Organiser un évènement d’entreprise à La Réunion est une stratégie de communication redoutable pour valoriser votre société. Vous allez accroître votre notoriété tout en fédérant vos équipes. Et vous l’aurez bien compris, la clé pour réussir votre évènement professionnel à La Réunion repose sur l’organisation !
